7 points à considérer avant de choisir une solution de contract management

Thibaut Caoudal
Co-founder
@
Leeway
August 26, 2019
5
min

Après avoir étudié la question, vous êtes maintenant convaincu de l'importance de mettre en place une solution de contract management au sein de votre entreprise pour accélérer vos négociations et suivre automatiquement les échéances de vos contrats. Mais par où commencer ? Bien choisir votre solution de contract management est indispensable ! Leeway vous propose un tour d'horizon des fonctionnalités à prendre en compte.

1. Templates avec variables

Lors de la création d'un contrat, nous nous avons souvent l'habitude de copier-coller un ancien modèle de contrat que l'on édite en parcourant le document à la recherche des champs à compléter.

Cette première étape peut être source d'erreurs, et nous avons tendance à passer beaucoup de temps à courir après les informations nécessaires auprès des différentes parties prenantes.

Choisissez donc une solution de contract management qui vous permet d'insérer des variables à compléter dans vos modèles. Cette fonctionnalité accélérera instantanément votre process en obligeant vos interlocuteurs à remplir les champs prévus à cet effet.

La création de contrat n'aura jamais été aussi simple !

2. Mode de révision ergonomique

Le mode révision est une fonctionnalité de négociation fondamentale qui doit être proposée par votre solution de contract management. Il vous permet de traiter plus rapidement les commentaires et suggestions sans avoir à relire l'ensemble du document à chaque version.

De plus, Il permet de conserver un document propre et lisible, les modifications étant réalisées en dehors de votre corps de texte à la différence de Word.

3. Historique des versions

L'historique des versions vous évite d'avoir à enregistrer manuellement chaque nouvelle version du document sur votre ordinateur. Pour ceux d'entre vous qui gèrent beaucoup d'allers-retours, vous éliminez le risque d'erreur, en étant toujours certain de travailler sur la dernière version du document.

De plus, toutes les modifications sont automatiquement enregistrées et ne peuvent être supprimées sans que l'autre partie s'en aperçoive.

Avec certaines solutions, vous avez également la possibilité de garder la trace des modifications et l'historique de la négociation.

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4. Procédures de validation internes

Afin de mettre en place un cycle de vie des contractualisation plus rapide, certains outils vous permettent de définir des procédures de validation internes. Ainsi, vous pouvez gérer le circuit de validation et automatiser les validations en fonction de certains critères du contrat, comme le montant total de la transaction. Pensez-y !

5. E-signature intégrée

Vous seriez surpris du nombre de logiciels de contract management qui ne sont pas équipés de leur propre solution de E-signature. Bien que certains vous permettent de connecter votre compte DocuSign ou Adobe Sign par exemple, vous aurez souvent à payer des frais supplémentaires pour pouvoir les utiliser.

Privilégiez les logiciels qui disposent d'un système de signature électronique directement intégré à la solution.

6. Stockage et rappels automatiques

Le stockage est l'un des éléments les plus importants à vérifier. Tout d'abord, c'est évidemment un enjeu stratégique de protection des données et de confidentialité de par la valeur que représentent les contrats pour votre entreprise. Veillez donc à vérifier ce que les solutions du marché offrent en terme de sécurité et de protection des données.

Ensuite, les solutions de contract management peuvent vous faire gagner un temps précieux dans la recherche de clauses spécifiques. Jetez donc un coup d'œil aux systèmes de stockage et de recherche qui vous sont proposés.

Certaines des solutions les plus récentes offrent des fonctionnalités d'alerte qui vous permettent de tirer profit de votre parc de contrats. Plus besoin d'un fichier Excel pour suivre toutes les dates de reconduction. Profitez de ces outils pour renégocier vos contrats au bon moment.

7. Intégrations

Avec l'émergence des solutions SaaS dans tous les départements de l'entreprise au cours des 15 dernières années, les entreprises modernes ont besoin que leurs contrats soient connectés avec des outils de CRM comme Salesforce, des outils de facturation comme Quickbooks, ou encore des outils de communication comme Outlook, Slack ou Gmail par exemple.

Plus le logiciel que vous allez choisir vous offre de possibilités d'intégration avec les principales APIs du marché, plus vous serez en mesure de gérer efficacement votre entreprise.

Alors comment trouver le bon ?

Maintenant que tout est dit, le plus important est de choisir la solution la mieux adaptée à votre organisation. Prenez le temps de mettre en place des démos avec les différents logiciels, communiquez clairement vos objectifs de contract management et définissez les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin.

Après tout, il n'est peut-être pas si compliqué de trouver une solution ;)

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