Qu'est-ce que la gestion de contrats ? Guide approfondi

Linda Koffman
Copywriter
@
Leeway
April 26, 2021
11
min

La gestion des contrats était autrefois une tâche manuelle en coulisse à laquelle on ne prêtait pas beaucoup d'attention. Aujourd'hui, elle est à l'avant-scène. Pourquoi ? Parce que les organisations et les équipes juridiques savent désormais que la gestion des contrats a un effet d'entraînement qui se répercute sur les résultats de l'entreprise.

L'optimisation de ce processus essentiel, qui consiste à passer d'une pile de documents chronophages à un système en ligne rationalisé - alimenté par des workflows automatisés - permet d'obtenir une plus grande tranquillité d'esprit et des bénéfices plus importants.  

Selon l'International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), 80 % des transactions interentreprises sont régies par des contrats. Cela signifie que, même si le paysage commercial mondial continue d'évoluer rapidement, avec l'émergence constante de nouveaux secteurs et de nouvelles tendances, une chose reste omniprésente : les contrats.

Qu'elle soit grande ou petite, chaque entreprise concrétise la plupart de ses transactions et partenariats par un contrat signé. Pensez à tout le va-et-vient qui peut se produire entre les équipes internes qui élaborent un contrat donné et les parties qui le signent.

Qu'il s'agisse de l'embauche d'un employé, d'un partenariat commercial de grande envergure, d'un achat ou d'un accord de confidentialité - et tout ce qui se trouve entre les deux - les contrats sont partout. Et il y a plus de petits caractères que jamais. Vous savez donc qu'il ne s'agit pas seulement d'obtenir une signature. La manière dont les contrats sont gérés tout au long de leur cycle de vie est en train de subir une transformation nécessaire.

Comprendre ce qu'est la gestion des contrats - ainsi que ses impacts, ses défis et son avenir - est absolument essentiel pour mettre votre équipe à l'avant-garde aujourd'hui et la maintenir en tête demain.

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Pourquoi la gestion des contrats est-elle essentielle ?

En 2021 - à mesure que la technologie et le travail dans le cloud progressent - les équipes juridiques se rendent compte que la modernisation des pratiques de gestion des contrats héritées entraîne d'énormes avantages en termes de gain de temps, de conformité accrue et de meilleur retour sur investissement.

La crise économique COVID-19 n'a fait qu'accroître la pression sur les départements juridiques qui doivent faire plus avec moins - et la plupart du temps à distance. Alors que 60 % des entreprises interrogées déclarent que la pandémie a eu un "impact modéré à grave sur leurs contrats", 85 % admettent la nécessité d'améliorer leurs systèmes actuels de gestion des contrats (IACCM).

L'heure est à la numérisation. Pourtant, 85 % des entreprises gèrent encore leurs contrats manuellement (Aberdeen). Et cela signifie que repenser la gestion des contrats de votre propre équipe en mettant en place un système moderne est un moyen efficace de prendre de l'avance.

Gestion des contrats 101 : Qu'est-ce que la gestion des contrats exactement ?

De la poignée de main à la signature électronique en passant par la signature manuscrite, la conclusion d'un accord a certainement évolué. Mais il ne s'agit que d'une partie de la gestion d'un contrat, qui comporte une myriade d'étapes et un calendrier plus étendu que ce que l'on croit souvent.

En termes simples, la gestion des contrats est le processus qui consiste à gérer de manière exhaustive la création, la signature et l'analyse continue d'un contrat.

À mesure qu'une entreprise ou une équipe juridique se développe, il devient nécessaire de mettre en place une solution qui la protège sur le plan juridique et financier, tout en améliorant les performances des employés à chaque étape de la gestion des contrats.

Plus il y a de contrats, plus la gestion des contrats joue un rôle important dans la santé globale d'une entreprise. En définitive, une gestion efficace des contrats est un atout considérable pour l'efficacité, la sécurité et les finances.

Les 5 étapes de la gestion des contrats

Voici les étapes traditionnelles de la gestion des contrats et ce à quoi il faut faire attention dans chacune d'elles :

1. Création

C'est le début du processus de gestion du contrat. C'est la phase durant laquelle vous et votre équipe commencez à rédiger les grandes lignes d'un accord afin d'inclure de manière exhaustive et précise toutes les parties requises et de respecter toutes les réglementations.

- Les méthodes traditionnelles impliquaient souvent un traitement de texte manuel grâce à l'utilisation de Microsoft Word, puis de Google Docs, pour assembler une nouvelle version par copier-coller. Le corps général d'un ancien document est reproduit, les détails essentiels étant mis à jour pour refléter les exigences du nouveau contrat. Lorsque des défauts sont copiés et non vérifiés au cours de cette étape fondamentale, ils peuvent se répéter et devenir des problèmes plus importants par la suite.

2. Négociation

La phase de négociation de la gestion des contrats peut impliquer de nombreux allers-retours entre les parties internes et externes. C'est à ce moment-là que vous élaborez toutes les conditions, que vous finalisez les clauses juridiques et que vous mettez constamment à jour les informations clés au fur et à mesure que des changements sont déterminés.

- Souvent, d'autres membres de l'équipe juridique ou des services extérieurs sont mis à contribution pour un examen complet et un contrôle de qualité. Avec de nombreuses mains dans la marmite, le contrôle strict des versions et la transparence - tout en conservant les mesures de sécurité les plus strictes - sont essentiels pour que tout soit en ordre, à jour et traité avec soin.

3. Signer

C'est l'étape de la gestion des contrats où l'on retient son souffle. Vous avez finalisé toutes les copies et envoyé le contrat pour obtenir la ou les signatures qui rendront l'accord officiel. Faites en sorte que cette étape soit aussi facile que possible pour vos signataires, afin que le délai d'exécution soit le plus court possible.

- Le travail à distance étant plus courant que jamais et les fichiers physiques étant remplacés par des fichiers numériques stockés dans le nuage, il est devenu essentiel de disposer d'un outil de signature électronique pour solidifier rapidement et en toute sécurité vos contrats. Les hommes d'affaires, et maintenant le grand public, s'attendent à des signatures numériques indolores.

4. Suivi du site

Ce n'est pas parce que vous avez obtenu les signatures nécessaires que le travail est terminé et que vous pouvez mettre le contrat de côté pour de bon. Il s'agit de la phase de post-exécution, au cours de laquelle un suivi continu est effectué pour s'assurer que les conditions du contrat sont remplies, que les paiements sont effectués, que les délais sont respectés, etc.

- Cette étape de la gestion des contrats exige une grande surveillance afin que les points d'action clés et les délais ne soient pas manqués. En raison du suivi manuel, les gestionnaires de contrats doivent se démener pour trouver ce dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin, et les choses passent souvent à travers les mailles du filet.

5. Renouvellement

Lorsqu'un contrat arrive au stade du renouvellement, il peut s'agir d'un moment charnière où l'entreprise peut réaliser des pertes ou des gains supplémentaires. À ce stade, vous voulez disposer de suffisamment de temps pour examiner la façon dont le contrat a été rempli et modifier les conditions à votre avantage avant de le renouveler.

- Malheureusement, les dates de renouvellement des contrats passent souvent inaperçues, ce qui peut entraîner des pertes financières, des problèmes de conformité juridique, etc. Il est essentiel de disposer d'un système d'alerte fiable afin d'être informé de l'approche des dates de renouvellement et d'avoir le temps d'évaluer les conditions d'un contrat avant de le renouveler.

Quel est l'impact de la gestion des contrats sur les affaires ?

On considère souvent la gestion des contrats comme une activité administrative, qui ne crée pas directement de la valeur. Mais les contrats ne se contentent pas de conclure une affaire, ils peuvent en fait conduire à davantage d'affaires et à des économies de coûts opérationnels lorsqu'ils sont suivis de manière précise et efficace.

Une gestion inefficace des contrats, en revanche, coûte aux entreprises 9,2 % de leurs revenus annuels (IACCM). Trois raisons principales ?

1) Des risques potentiels accrus dont la résolution prend du temps, voire des finances.

2) Le temps et l'argent gaspillés pour des tâches à faible valeur ajoutée.

3) Des opportunités manquées par des dossiers perdus, des renouvellements négligés, etc.

Face à l'augmentation actuelle des risques juridiques et financiers potentiels, les entreprises renforcent leurs procédures internes, et le coût d'un contrat s'envole.

Selon une étude de l'IACCM basée sur plus de 700 entreprises, le coût consacré à un contrat, même à faible risque, de la rédaction à la signature en passant par la négociation, a augmenté de 38 % au cours des six dernières années.

Mais lorsque les entreprises prennent ce qui était traditionnellement chronophage et peu fiable et le rationalisent grâce à la technologie pour qu'il soit rapide, transparent et facile à collaborer - avec des étapes automatisées pour une efficacité accrue - les récompenses sont exponentielles.

Quels sont les défis de la gestion des contrats aujourd'hui ?

Les contrats d'aujourd'hui sont de plus en plus complexes et plus de personnes que jamais sont impliquées dans leur traitement, leur révision et leur validation.

La plupart du temps, il peut s'agir d'équipes cloisonnées ayant des objectifs différents. Cela peut créer de la confusion et trop d'opportunités d'erreurs sans un contrôle strict des versions et de la transparence.

De la création et de la négociation du contrat en collaboration à son exécution, les contrats nécessitent davantage de ressources pour surveiller les petits caractères, les réglementations accrues et les dates d'expiration.

Les défis communs auxquels les gestionnaires de contrats sont confrontés à chaque étape de la gestion des contrats sont les suivants :

Création

- Manque de contrôle et de cohérence sans modèles normalisés

- Risque de non-conformité des contrats avec des réglementations plus nombreuses que jamais

- Trop d'emails et de versions de documents à traiter

Négociation

- Courriels interminables dans les deux sens

- Suivi peu fiable des changements avec manque de visibilité

- Enregistrement manuel et absence de contrôle de version

Signature

- Absence de validation juridique

- Risque de signer ou d'impliquer quelqu'un qui n'est pas autorisé

- Rappels incessants pour obtenir des signatures

Surveillance

- Gestion manuelle des délais

- Perte de temps à rechercher des informations et à trouver des contrats

- Absence de données complètes sur les contrats signés ou les clauses négociées

Renouvellement

- Suivi manuel

- Absence de rappels ou d'alertes fiables

- Renouvellements ou expirations non souhaités ; occasions manquées

Pourquoi les équipes juridiques repensent-elles leur gestion des contrats ?

Alors que 82 % des entreprises prévoient de réduire le coût de leur service juridique (EY), 87 % d'entre elles ont constaté une augmentation de leurs besoins juridiques au cours des cinq dernières années. Être capable de faire plus avec moins est une nécessité.

Les professionnels du droit ne savent que trop bien combien de temps ils passent (ou perdent) à créer des contrats, à les contrôler et à les suivre. Ajoutez à cela le casse-tête que représente la recherche de contrats perdus - et les finances perdues avec eux - en plus des erreurs liées à la conformité juridique.

Aujourd'hui, plus que jamais, les équipes juridiques doivent trouver le meilleur moyen d'économiser le temps, l'énergie et l'argent consacrés aux contrats - alors même que le nombre de contrats augmente.

L'avenir de la gestion des contrats est là

Les entreprises doivent devenir plus efficaces bien avant (et bien après) la signature du contrat. À ce stade, le simple fait de disposer d'un référentiel en ligne pour stocker tous vos contrats ne suffit plus. Des outils comme Google Docs ou DocuSign peuvent vous aider, mais à eux seuls, ils ne résolvent qu'une partie du problème.

La force d'une solution moderne de gestion des contrats est qu'elle prend le meilleur de nombreux outils disparates et centralise les fonctionnalités importantes de chacun d'eux dans un environnement unique. Les logiciels de gestion de contrats de pointe répondent à la nécessité d'une réussite de bout en bout.

Aujourd'hui, les plateformes SaaS (Software-as-a-Service) de gestion complète des contrats rationalisent (et réduisent considérablement) le travail de l'équipe juridique en automatisant la gestion des contrats pour une efficacité et une conformité extrêmes.

Les solutions tout-en-un permettent de gérer chaque étape du cycle de vie d'un contrat sur une plateforme unique, de la création au renouvellement en passant par le suivi.

Tout en offrant toujours autant de fonctions, les solutions de gestion des contrats les plus récentes sont désormais axées sur une adoption rapide. Les solutions SaaS d'aujourd'hui peuvent être configurées en quelques minutes, à partir de votre navigateur Internet. L'époque du téléchargement de logiciels, de l'intégration complexe et des mises à jour coûteuses qui l'accompagnent est révolue.

Enfin, les plateformes complètes de gestion des contrats s'intègrent aux outils professionnels essentiels (Gmail, Outlook, Slack, Salesforce, Drive, etc.). Ces solutions peuvent s'étendre au-delà du cycle de vie du contrat pour permettre aux autres équipes concernées de gagner également en productivité.

Les avantages des logiciels de gestion des contrats en 2022

Comme personne n'a le temps de se perdre dans un produit complexe qui ne fait qu'accroître la confusion, les systèmes les plus récents doivent être très efficaces et faciles à utiliser.

C'est pourquoi les logiciels de gestion des contrats sont plus que jamais d'actualité. Vous pouvez enfin centraliser tous vos contrats en toute sécurité, simplifier le processus de bout en bout grâce à l'automatisation et gagner du temps en réduisant le nombre d'e-mails, le tout sans vous sentir dépassé par un produit rébarbatif.

Voici comment les logiciels modernes changent la donne en matière de gestion des contrats :

1. Création

Les modèles de contrats sont importés puis sauvegardés sur la plateforme de gestion des contrats pour rendre les équipes opérationnelles autonomes et s'assurer de la conformité des contrats utilisés.

- Des modèles de contrats préétablis sont générés à partir des critères saisis par le personnel opérationnel : type, pays, montant, etc.

- Les données disponibles sur le CRM de l'entreprise sont insérées dans le modèle.

- Les données manquantes doivent être complétées par le co-contractant.

2. Approbation

Les flux d'approbation automatisés permettent à toutes les personnes impliquées dans la création et la négociation du contrat d'intervenir au bon moment, toutes les informations étant facilement accessibles pour prendre des décisions plus rapides.

- Les flux d'approbation sont définis en fonction des caractéristiques du contrat (montant, département à l'origine de la demande, type de contrat, etc.)

- Un résumé des éléments importants à approuver est facilement accessible pour le décideur.

- Les rappels par courriel sont automatisés

3. Négociation

La négociation se fait en ligne dans un document partagé, ce qui permet de travailler ensemble (de n'importe où) et de suivre facilement les modifications :

- La négociation du contrat est gérée directement dans un document collaboratif partagé.

- Chaque nouvelle version du contrat est comparée à la précédente.

- L'historique des changements est précis et transparent

4. Signature

La signature s'effectue directement en ligne, sans avoir à quitter la plateforme :

- Le processus de signature est intégré à la solution

- L'ordre des signataires est défini en amont, avec des rappels automatiques

- La délégation de pouvoirs est gérée dans la solution

5. Stockage

Les contrats et leurs métadonnées sont stockés dans un endroit central pour faciliter l'accès aux informations et sécuriser les données sensibles de l'entreprise :

- Les niveaux de permission sont préétablis pour gérer les accès.

- Les contrats sont enregistrés dans l'entreprise CRM avec une intégration

- L'historique des anciens contrats peut être importé en une seule fois sur la plateforme

6. Suivi et renouvellement

Le suivi et le renouvellement des contrats dans une plateforme efficace sont simplifiés et automatisés :

- Les métadonnées sont enregistrées, ce qui permet d'effectuer des recherches dans le contenu des contrats stockés, notamment pour trouver des clauses.

- Des rappels automatiques sont programmés pour signaler les dates d'expiration des contrats afin de faciliter leur renouvellement.

- Les rappels sont enregistrés dans votre calendrier grâce à une intégration

7. Analyse

Les données contractuelles peuvent être facilement localisées, filtrées et obtenues sous forme de rapports :

- Les rapports sur les contrats sont accessibles (types de contrats, volume, montants négociés, etc.).

- Des rapports sur l'efficacité opérationnelle tout au long du cycle de vie du contrat sont accessibles (délais d'examen, délais de signature, clauses de blocage, etc.)

- Une exportation de vos données peut être facilement générée (par exemple, en cas d'audit).

Qui utilise un logiciel de gestion des contrats ?

Les trois principales équipes qui tirent parti des avantages des logiciels de gestion des contrats sont les suivantes :

- Juridique: Gérez tous vos contrats, de la négociation au suivi des échéances, en un seul endroit.

- Ventes : Accélérez vos négociations en facilitant la collaboration et les signatures instantanées.

- Marchés publics : Accélérez vos négociations et maîtrisez les risques financiers et juridiques.

- Finance : Stockez vos contrats dans un environnement sécurisé et accédez instantanément aux données contractuelles lorsque vous en avez besoin.

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Gestion efficace des contrats pour la conformité juridique

Il est clair que les équipes juridiques ont beaucoup à faire et beaucoup à penser - avec les problèmes de conformité, les réglementations gouvernementales et les demandes des clients internes et externes. Une gestion efficace des contacts allège le fardeau en éliminant les problèmes de jonglage. Le service juridique peut désormais assurer une surveillance efficace - et précise - de tous ces éléments complexes et sensibles.

Une plateforme de gestion des contrats fournit une piste d'audit transparente, un contrôle des versions et des rapports faciles à établir. Les avocats peuvent immédiatement trouver les preuves dont ils ont besoin, que ce soit pour une affaire judiciaire ou pour les négociations de partenariat d'une entreprise.

Les cabinets juridiques peuvent contrôler plus précisément leur vaste bibliothèque de contrats lorsque ceux-ci sont stockés dans un référentiel central et facilement consultable, conforme au RGPD et protégé par le cryptage des données.

L'inquiétude liée à la perte ou à la fuite d'informations appartient au passé. De plus, le système de rapports intégré à une plateforme permet à une entreprise juridique de savoir exactement ce qu'elle fait dans l'ensemble et pour chaque contrat.

Collaboration entre les équipes pour la gestion des contrats

Si les solutions de gestion des contrats sont traditionnellement associées au service juridique, elles sont désormais utilisées par tous les départements d'une entreprise pour simplifier les échanges et offrir plus de transparence.

Elles peuvent faciliter les interactions entre les parties prenantes internes, grâce à une interface conçue pour s'adapter au personnel opérationnel. Les utilisateurs peuvent facilement créer des demandes, générer ou même approuver un contrat directement à partir de la plateforme - aucun courriel n'est nécessaire.

Chaque personne impliquée dans la phase de négociation étant désormais en mesure de collaborer sur un document partagé stocké dans un endroit centralisé, la négociation de contrats est passée de la boîte aux lettres chaotique à une solution dédiée. Le processus est rationalisé pour être clair, transparent et traçable.

Enfin, les solutions modernes de gestion des contrats permettent un accès facile aux informations pour les personnes autorisées à les obtenir. Les équipes peuvent directement explorer les contrats en toute autonomie selon les permissions définies par l'entreprise. Ainsi, les juristes gagnent du temps et n'ont plus à jouer les bibliothécaires.

Leeway est la bonne façon de faire de la gestion de contrat en 2022

Leeway est le bon moyen - et le plus récent - de gérer l'ensemble du cycle de vie des contrats de manière intelligente, collaborative et sécurisée.

Nous avons vu comment les méthodes standard de passation de marchés ont eu un impact négatif sur la productivité des entreprises et des employés.  

Ces pertes sont liées au temps perdu pendant le cycle de vie du contrat, aux risques causés par la gestion manuelle des négociations, et enfin, aux opportunités manquées lorsque les données du contrat sont négligées après la signature.

Il y a désormais un enjeu majeur à réinventer l'ensemble du processus de gestion des contrats, qui a été trop fragmenté avec certaines étapes clés si complexes qu'il est impossible d'être efficace.

Notre technologie réduit considérablement le nombre d'allers-retours pendant les négociations en générant intelligemment une version unique du contrat qui reste actualisée en fonction du contexte des négociations.

La plateforme Leeway vous permet de collaborer facilement avec toutes les parties prenantes internes et externes impliquées dans un contrat.

Enfin, vos contrats sont tous stockés et suivis au sein de notre plateforme afin que vos données prennent vie pour vous aider à gérer votre activité et à ne jamais manquer une échéance.

Et tout cela à travers une interface simple et intuitive pour une expérience d'adoption en douceur.

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