Comment Cherry Pick gère 30 contrats et 30 avenants par mois

Cherry Pick est une plateforme de matching entre talents et clients finaux. Leur spécialité ? Dénicher les meilleurs freelances tech et les plus belles missions afin de créer des interactions professionnelles de grande qualité.

Le défi de Cherry Pick

Cette start-up connaît une jolie croissance : des clients comme Monoprix, TF1 et Leboncoin font appel à leur expertise. Tout le monde y gagne : les entreprises économisent un temps précieux dans leur recrutement et les freelances trouvent des projets stimulants pour lesquels ils sont payés en temps et en heure.

Mais, ce succès génère un flot de travail administratif assez conséquent. Ainsi, le co-fondateur qui est Directeur Technique joue aussi le rôle de directeur financier et de juriste. 

Au début de l’aventure, le processus contractuel artisanal était tout à fait gérable. En effet, une dizaine de contrats par mois ne nécessite pas d’outils spécialisés. La situation s’est donc complexifiée lorsque le flux de documents a été multiplié par six.

Les besoins de Cherry Pick

La proposition de valeur de Cherry Pick reposant sur la mise en relation entre deux parties prenantes engendre deux contrats lorsqu’un deal est validé : un entre Cherry Pick et le client final, l’autre entre Cherry Pick et le freelance.

Le paramètre qui accentue encore l’explosion des engagements réside dans le standard en cours sur le marché. Ainsi, la durée des contrats est de 3 mois renouvelables, ce qui oblige les parties à signer un avenant à échéance de ce délai (même si l’on sait que la mission va être plus longue).

Avec une moyenne de 60 documents contractuels à gérer mensuellement, la méthode “à la main” est vite devenue cauchemardesque : copier-collé d’un modèle Google Docs, changement des champs “en fluo”, envoi du projet au client et au freelance, allers/retours, modification, etc. Une fois, l’accord validé, il fallait encore l’exporter dans un éditeur de signature et reporter les données dans un excel pour le suivi.

Les trois enjeux pour Cherry Pick ?

1. une aide pour rédiger les contrats et les avenants afin de supprimer les manipulations liées à Google Docs et les échanges par mail pour modifier le contrat ;
2. une signature électronique intégrée indiquant où en est le processus avec le client final ou le freelance ;
3. un support pour le suivi des échéances permettant d’avoir de la visibilité.

Comment Cherry Pick utilise Leeway ?

La génération de contrat a permis de paramétrer plusieurs templates standard, les attributs variant en fonction de la mission : les coordonnées Kbis, la date de démarrage, le TJM, le délai de paiement, etc. Cerise sur le gâteau : il est possible de suivre les modifications apportées, ce qui évite les observations par mail et les renvois pour revalidation.

Pour récupérer les informations opérationnelles, 2 API ont pu être connectées à Leeway. Airtable crée des fiches de renseignement que doivent remplir le client final, le freelance et le business developer qui a négocié le deal avec les 2 autres parties. Une fois que tout est complété, Zapier extrait les données pour les insérer automatiquement dans le template.

La signature électronique intégrée est aussi une plus-value pour closer plus rapidement. Auparavant, la solution choisie ne permettait nullement de voir où en était l’état d’avancement du document. Avec Leeway, il est facile de repérer les retards et donc de résoudre les problèmes éventuels. Il peut s’agir par exemple d’une partie qui se désiste en ne signant pas laissant l’autre interlocuteur dans l’attente. Cherry Pick peut alors proposer des alternatives.

Le dashboard centralise tous les renseignements essentiels. Chaque convention est pour ainsi dire suivie en temps réel. Cette vue d’ensemble, complétée par la possibilité de paramétrer des alertes, est primordiale pour anticiper le renouvellement des avenants qui doivent à leur tour être formalisés et signés par les parties.

L’impact de Leeway au sein de Cherry Pick

Pour être tout à fait transparent, Cherry Pick a été bêta-testeur à la naissance de Leeway qui a donc eu les feedbacks nécessaires pour créer un produit adapté aux contraintes des start-up en croissance.

Aujourd’hui, Leeway est utilisé au quotidien par l’équipe Admin composée du CTO et d’une gestionnaire comptable et juridique.

La centralisation des 3 fonctions clés

Les templates de contrat, la signature intégrée et le dashboard avec les alertes pour les dates de renouvellement sont les piliers de leur organisation contractuelle.

Le gain de temps grâce aux templates et à l’automatisation via les API

En principe, 15 minutes suffisent pour formaliser les éléments et signer l’engagement.

La décharge de la partie administrative

Le processus de contractualisation est très fluide puisqu'il supprime les multiples étapes faites à la main et rassemble toutes les données au même endroit.

L’apport business

Un deal rapide est l’occasion de travailler avec les meilleurs freelances tech qui sont courtisés et chassés à longueur de temps.

L’anticipation

La vision d’ensemble est aussi un moyen de trier les informations, de les analyser et de créer des statistiques. Surtout, au quotidien, elle est d’une grande aide pour détecter les points de blocage dans la contractualisation et agir au plus vite pour trouver une solution.

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