Comment Upfast centralise toutes ses données contractuelles

Le défi d'Upfast

Upfast est une entreprise de moins de 2 ans qui connaît une forte croissance. Elle compte déjà parmi ses clients Kering, La Fourchette ou bien encore Frichti. Ce succès les oblige à mener de front aussi bien des dossiers de fonds que l’exécution de tâches incontournables, mais chronophages comme la contractualisation.

Par ailleurs, comme toute jeune entité qui se structure, les ressources humaines sont limitées. À ce stade, Upfast n'envisage pas d’embaucher un conseil juridique en interne : les questions de droit restent donc l’apanage des fondateurs, et plus spécifiquement du CEO qui revêt malgré lui à ce stade la casquette de juriste unique.

Chez Upfast, la particularité réside dans leur rôle de mise en relation et plus particulièrement dans le placement de talents au sein des entreprises. L’aboutissement du deal négocié s’effectue alors à deux niveaux : un premier contrat est signé avec le client qui recherche un spécialiste tandis qu’un second contrat est signé avec le consultant freelance.

Les besoins d'Upfast

Upfast est un service et, à ce titre, la contractualisation est primordiale pour que chacune des parties remplisse ses obligations réciproques : le paiement selon les échéances prévues pour l’entreprise, le placement du talent pour la néo-ESN et la délivrance de la prestation pour le consultant.  

Concrètement, plus les deals sont nombreux, plus les contrats se multiplient. Le travail administratif qu’ils génèrent est très chronophage. La réécriture de chaque contrat, même si elle est absolument indispensable, reste fastidieuse. Or, 90% des conventions préparées sont analogues. Seuls le prix, les délais de paiements et l’objet de la mission diffèrent selon les situations.

Par ailleurs, le suivi des contrats est un sujet central chez Upfast. En effet, il est prévu un renouvellement automatique tous les trois mois afin que le prestataire mène à bien son projet. Or, si la contractualisation est absente à l’issue de ce délai, le consultant a la possibilité d’arrêter sa prestation du jour au lendemain, laissant l’entreprise dans le besoin. Inversement, si le talent continue sa mission sans cadre juridique, l’entreprise peut également rechigner à payer.

Enfin, récupérer tous les documents et les classer au même endroit selon un ordre logique demandent une organisation rigoureuse. Mais, l’erreur étant humaine, il arrive que quelques fichiers soient épars dans les mails ou malencontreusement répertoriés dans un mauvais dossier.

Comment Upfast utilise Leeway ?

L’utilisation des outils gratuits, pratiques au début, est devenue inadaptée au regard du volume des deals traités. Ainsi, le monitoring des données sur Excel, le classement dans Google Drive et les copiés-collés des contrats se sont avérés sources d’imprécisions.

Le CEO, en tant que “juriste” unique, a besoin de 3 fonctionnalités : l’aide à la formalisation des contrats, le suivi des échéances et l’archivage. Après un benchmark des solutions existantes, Leeway a été sélectionné pour deux raisons : la réponse aux différentes problématiques rencontrées et le pricing abordable.

La création des contrats est simplifiée puisqu’il est possible de paramétrer des templates et les clauses les plus récurrentes. Il y a donc des modèles standards sur lesquels Upfast peut s’appuyer sans avoir à se soucier des erreurs que pouvait générer la réécriture des engagements.

Une fois les contrats signés, les attributs relatifs aux échéances sont inscrits automatiquement sur un tableau de bord. Les filtres permettent de suivre facilement les échéances et de retrouver l’historique du contrat (signature, exécution, période de renouvellement, prix et paiement). Quant aux contrats “externes” imposés par des entreprises qui ont leur propre modèle, Upfast a pris le parti de les intégrer dans Leeway. Cette visibilité à 360° est rassurante, mais surtout efficace d’un point de vue opérationnel.

Dernier point essentiel : l’archivage automatique supprime le rangement “à la main” des conventions. Le classement systématique sur une seule plateforme est une plus-value réelle. Cela évite les pertes de documents et permet, par la même occasion, de retrouver n’importe quelle information très rapidement en fonction des dates ou du nom des parties.

L’impact de Leeway dans le quotidien d’un juriste unique

Le CEO est pour l’instant le seul utilisateur de Leeway mais il est adapté à ses besoins pratiques. Surtout, une solution de contract management allège les process en supprimant la multitude d’outils employés jusqu’alors (excel, google drive, word etc).

1. ‍La formalisation des templates est un gain de temps et favorise la sécurité juridique des deals. Cela prépare aussi le terrain pour les futurs salariés d’Upfast qui devront contractualiser les mises en relation.‍
2. Le monitoring des échéances se fait en toute sérénité grâce au tableau qui numérote tous les contrats et qui donne une vision exhaustive sur toutes les informations essentielles.‍
3. L’agrégation systématique des contrats enlève une charge mentale manifeste. Être à jour est en effet un élément clé qui sécurise juridiquement et financièrement l’activité d'Upfast.
4. La signature électronique développée par Leeway est aussi très utile : les parties reçoivent le contrat et signent au sein de la plateforme.
5. L’autonomie de la future équipe est déjà une évidence. L’outil permet de donner la main aux opérationnels tout en ayant la possibilité de paramétrer un circuit de validation en interne.

Vous souhaitez découvrir comment une plateforme CLM peut vous aider ? Demandez une démonstration avec notre équipe ici. Nous serons ravis de vous aider !