Comment Evaneos réduit les risques juridiques et financiers avec Leeway

Le défi d'Evaneos

Face aux problèmes rencontrés, Florence s'est naturellement tournée vers la technologie pour trouver une solution et a choisi de travailler avec Leeway pour allier performance opérationnelle et sécurité juridique.

Dans ce témoignage client, nous explorons les attentes de Florence à l'époque et son point de vue sur l'adoption d'une solution de gestion des contrats.

Une solution de gestion des contrats : pourquoi ?

Evaneos est présent dans six pays européens. La société travaille avec plus de 1 000 agents locaux afin que les voyageurs puissent contacter les agences locales pour organiser des séjours sur mesure.

Dans ce contexte, les parties prenantes sont multiples, la première chose à faire est donc d'analyser l'existant. Dans cette optique, Florence a entrepris de collecter tous les contrats conclus avec les partenaires, les fournisseurs et les clients.

Il s'agissait d'un travail assez important, car les contrats étaient situés dans différents départements et gérés de différentes manières. Les clauses à risque et le manque de transparence sur les échéances constituaient une source d'insécurité.

L'idée de numériser le service était évidente car, une fois les données recueillies, il est possible d'utiliser le contenu des documents pour analyser les risques et contrôler la fin des contrats. Bien sûr, seul un outil numérique pouvait faire le travail correctement (Adieu Excel !).

Chez Evaneos, un logiciel était déjà en place mais il ne répondait malheureusement pas aux attentes de Florence. Il était, par exemple, impossible d'automatiser les rappels ou de centraliser tous les contrats.

A la lumière de ces observations, les besoins identifiés étaient très clairs :

1. établir une bibliothèque de contrats fluide et facile à alimenter ;
2. s'assurer que l'outil est facilement accessible pour les opérationnels afin qu'ils puissent être autonomes ;
3. analyser les risques et gérer les délais.

En standardisant les pratiques juridiques et en ayant le pouvoir d'anticiper les risques, nous pouvons créer une véritable culture juridique au sein de l'entreprise.

L’impact de Leeway chez Evaneos

En ce qui concerne les problématiques spécifiques d'Evaneos, Florence souhaitait tout d'abord automatiser une partie du travail redondant afin de libérer du temps pour son équipe et les opérationnels. La sécurisation des opérations juridiques, en disposant d'alertes sur les dates d'échéance et en stockant les contrats en un seul endroit, faisait également partie de son cahier des charges.

Quels ont été les avantages concrets de la création de Leeway ?

Autonomie de l'équipe

La clé de l'efficacité du service juridique est que les équipes soient autonomes pour récupérer les informations mais aussi pour gérer des contrats simples. Chaque opérationnel a ainsi une vision claire des engagements et reste responsable des échéances à venir. L'objectif est de décharger le service juridique des demandes à faible valeur ajoutée pour l'entreprise.

L'autre avantage d'une solution de gestion des contrats est le temps gagné sur les tâches administratives. Ces tâches, telles que la réception des pièces jointes envoyées par les fournisseurs, la numérisation des contrats et leur sauvegarde dans Google Drive, sont essentielles mais néanmoins chronophages. Avec une solution de gestion des contrats, les opérationnels et les juristes collaborent dans un espace commun où les tâches administratives sont automatisées.

Sécurité juridique

Avoir une visibilité sur l'ensemble des contrats est une question centrale. Tout d'abord, c'est le seul moyen de contrôler et d'être alerté sur les contrats qui arrivent à échéance, afin que le service puisse empêcher leur renouvellement automatique. L'idée sous-jacente est également de conserver l'historique et de centraliser tous les engagements afin d'uniformiser les pratiques contractuelles.

De plus, la mise en place d'un circuit de validation favorise cette visibilité ; ainsi, lors de la validation des dépenses, nous identifions rapidement quelle équipe est responsable du contrat correspondant, ce qui réduit les risques d'erreur et les pertes de temps.

Le contrôle des modèles de contrat est également très important. Les juristes peuvent apporter une valeur ajoutée en créant des modèles standard, mais sans une solution de gestion qui centralise les modèles, le service juridique envoie la nouvelle version par courrier électronique. Or, pour une raison ou une autre, cette version se perd souvent dans la masse. Le personnel opérationnel se retrouve alors à utiliser des modèles périmés qui ne sont plus appropriés.

Maîtriser les coûts de la solution : gratuit pour les opérationnels

Une solution numérique au sein d'un service juridique comme Evaneos n'a de sens que si elle est ouverte aux opérationnels. Au-delà du soutien dans le domaine juridique que Florence attendait de Leeway, elle souhaitait évidemment une solution logique pour l'ensemble de l'équipe.

Florence voulait une licence de contrat basée sur les rôles. Chez Leeway, seuls les responsables (dans ce cas, le service juridique) sont facturés, les employés internes et les co-contractants pouvant utiliser la plateforme gratuitement.

Le conseil de Leeway pour numériser son service juridique

Thibaut, co-fondateur et COO de Leeway, recommande de respecter trois phases pour une digitalisation réussie.

Phase 1 : archivage des contrats pour visualiser et contrôler les risques juridiques et financiers

Ce qui tue l'efficacité juridique, c'est de ne pas avoir de visibilité sur l'ensemble des contrats. Il est donc essentiel de rassembler les éléments au même endroit. Ensuite, il faut intégrer toutes les informations principales dans des fiches de synthèse pour :

• une vue globale des contrats (et d'éviter d'ouvrir les documents à chaque fois) ;
• configuration des rappels automatiques des échéances.

Récupérer les données et les utiliser réellement est la clé du succès.

Phase 2 : donner de l'autonomie aux équipes opérationnelles

L'idée est de demander aux opérationnels de participer à la vie juridique en leur proposant des contrats standardisés. Ceux-ci doivent être facilement accessibles puisqu'ils seront générés directement par eux et envoyés au cocontractant via la plateforme. Cela permet un gain de temps non seulement pour l'équipe de terrain qui n'a plus à attendre une réponse du juridique, mais aussi pour les juristes qui peuvent se concentrer sur des sujets stratégiques.

Phase 3 : établir un circuit de validation

Un circuit de validation permet de contrôler le contrat du début à la fin.

1. ‍Le processus de négociation est fluidifié. Le co-contractant passe par la plate-forme et notre expérience nous montre que cette démarche est généralement bien accueillie.‍
2. Les procédures de validation offrent le contrôle nécessaire selon le type de contrat, des étapes d'approbation sont définies avant la première expédition et/ou avant la signature du contrat.‍
3. La signature du contrat est sécurisée via la signature électronique et le contrat est ensuite archivé avec tous les documents contractuels.‍
4. Le lancement et l'exécution du contrat est automatisé, les opérationnels remplissent leurs obligations et vérifient que le co-contractant fait de même.‍
5. Les bonnes personnes son notifiées de la fin du contrat. les alertes sont là pour ne pas rater la fin du contrat ou pour contrôler que les engagements ont été tenus dans les temps.‍
6. Le contrat est stocké dans le bon dossier, l'historique est conservé et tous les employés ont le même niveau d'information. Et surtout, la recherche d'une information se fait en quelques clics.

L'outil est donc adapté aux cycles de vie du contrat. Les avantages sont multiples et comprennent la classification des informations et des engagements, la vue générale des dates clés et l'horodatage.

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