Achats et contrats, la combinaison gagnante

Les achats représentent une part importante du chiffre d'affaires des entreprises.

Ne pouvant produire tous les produits dont elles ont besoin pour assurer leur activité, elles ont recours à l'achat de biens et de services. Ils jouent un rôle déterminant dans la compétitivité de l'entreprise.

Il est essentiel pour les entreprises de bien gérer leurs achats, sous peine de perdre en efficacité et en rentabilité. Cette gestion des achats implique un contrôle administratif rigoureux des dépenses, une rationalisation et une modernisation de ce poste clé qu'il ne faut pas négliger.

Pourtant, c'est un service peu valorisé par les chefs d'entreprise qui considèrent le service achats comme un service support, alors qu'il est bien plus que cela. Pour peu qu'une stratégie d'achat pertinente soit pensée et mise en œuvre, le service achats sera un maillon fort de l'entreprise.

La fonction Achats est chargée de procurer les matières premières, les éléments nécessaires à la production. Livrés dans les délais, conformes en quantité et en qualité, de ces achats dépendent la production de l’entreprise et sa réussite.

Il s’agit également de fournir à l’entreprise tous les produits et services dont elle a besoin pour fonctionner au quotidien.

Ainsi, la gestion des achats est très large et d’étend des matières premières aux fournitures de bureau.

C’est un poste de dépenses important dans une entreprise, qu’il convient de maîtriser pour éviter toutes dépenses inutiles et perte de compétitivité.Le service achats va impacter l’entreprise sur bien des points mais noton deux niveaux essentiels :

- Le niveau financier : la stratégie d’achats participe à la rentabilité de l’entreprise en influant sur sa marge financière.
- Le niveau commercial : éviter les ruptures de stock est essentiel tout en assurant les clients des meilleurs produits possibles.

Le service achat a pour missions principales de contribuer à augmenter les résultats financiers de l’entreprise, assurer la rationalisation des dépenses, leur amélioration et protéger l’entreprise contre les risques inhérents à la production (rupture de stock, défaillance des composants d’un produit …).

Une bonne gestion des achats limitera les litiges et procédures judiciaires qui ont un impact direct sur le résultat de l'entreprise mais également sur sa notoriété et sa crédibilité.

Le métier d’acheteur consiste à répondre aux besoins internes, obtenir les meilleures conditions des fournisseurs tout en optimisant les coûts.

Comment est constitué un service achat performant ?

Bien entendu, la constitution du service achat dépendra des objectifs de l’entreprise, de son secteur d'activité, de ses modes de production, de sa taille etc.

Il n’existe pas de cours sur la gestion des achats, ainsi, les éléments suivants seront à adapter à chaque structure et méritent la mise en place d’une réflexion stratégique personnalisée, inscrite dans la stratégie globale de l’entreprise.

De manière générale, un service achat est constitué des postes suivants :

Un ou une responsable achat

- Un ou une responsable achat : le responsable achat participera à la définition de la stratégie d’entreprise et sera chargé ensuite du management de son équipe, des reportings et de la communication des actions du service.

Il veillera également à fournir à son service les outils nécessaires à la performance des actions comme l’installation de logiciels gestion des achats, indispensables pour piloter les actions, automatiser les tâches sans valeur ajoutée et guider les compétences vers les missions percutantes en termes financiers et humains. Si la gestion des achats peut se faire via Excel, les logiciels spécialisés seront plus efficaces.

Des acheteurs ou acheteuses

Des acheteurs ou acheteuses pouvant appartenir à trois familles distinctes :
- un acheteur famille : celui-ci travaillera sur tout le processus d’achats relatif à une famille de produits sur un seul site
- un acheteur projet : intégré aux équipes projet, il aura les missions d’un acheteur traditionnel augmenté des fonctions de veille et de recherche en innovation.
- un acheteur leader : il s’agit d’un acheteur famille mais rattaché à plusieurs sites.

Un ou une responsable qualité

- Un ou une responsable Qualité : dépendra soit du service des achats soit du service qualité. Il sera chargé de contrôler les réceptions et des audits qualité.

D’autres postes peuvent être nécessaires selon les entreprises comme un contrôleur de gestion spécifique à la fonction achats, un responsable méthode etc.

Bien entendu, les postes précédemment cités peuvent occuper des missions plus complexes et plus larges. Ces différents postes, lorsqu’ils n’existent pas complètement, peuvent faire l’objet de missions confiées à un ou plusieurs acheteurs ou responsables.

A noter que le service achats doit pouvoir bénéficier d’un support juridique en cas de litiges. L’accès entre le service achat et le service juridique devra être assuré en interne.

La gestion administrative des achats est une composante importante de l’entreprise, la constitution du service relatif à ces missions devra être fait avec détermination et attention.

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Traditionnellement, il est reconnu que le processus d’achat d’une entreprise se découpe en 5 étapes.

- la reconnaissance du besoin : quels sont les objectifs de l’entreprise ? De quoi a-t-elle besoin pour faire fonctionner tous ses services et pour produire ?
- la recherche de solutions : quelles sont les solutions à mettre en place face aux objectifs posés ?
- l’évaluation des options : quelles sont les options envisageables ?
- prises de décisions : validation des achats
- évaluation des actions mises en place : les décisions ont-elles été judicieuses au regard des objectifs ?

Comprendre le mécanisme du processus d'achat est important. Cela va permettre à l'entreprise d’optimiser sa visibilité et sa rentabilité. Par ailleurs, par un travail approfondi du processus d’achat, l’entreprise peut améliorer l’expérience client et anticiper les besoins des futurs clients.

La gestion des achats et des approvisionnements est un élément phare de la réussite de l‘entreprise. Seriez-vous intéressés par un dossier de fond sur la gestion des achats en version pdf ? Ce poste-clé de l’entreprise mérite largement plusieurs ressources tant il est primordial mais également complexe à déployer au sein des entreprises françaises, n’ayant pas beaucoup cette culture de la gestion des achats.