Automatiser les contrats d’une entreprise est relativement simple. Il suffit de mettre en place les bons outils.
Voici les solutions les plus couramment utilisées dans le cadre d’une stratégie de Contract Management Automation.
Une bibliothèque de modèles de contrats.
Grâce à cet outil, chaque nouveau contrat est généré à partir d’un catalogue de modèles éprouvés et conformes aux obligations réglementaires.
Bien entendu, ces modèles ne sont pas figés et peuvent être adaptés à la situation d’espèce.
Il y a trois grands avantages :
1) La phase de création du contrat est plus rapide. Les équipes juridiques sont déchargées des tâches chronophages et répétitives.
2) Les risques contractuels sont mieux maîtrisés. Chaque modèle a été validé en amont et comporte toutes les clauses nécessaires pour être conformes à la législation.
3) Les équipes opérationnelles ont plus d’autonomie et peuvent enfin lancer les projets contractuels.
Une fonction de remplissage automatique des données.
Cette fonction permet de remplir automatiquement certaines données liées au contrat, comme la date ou l’identité des contractants.
Ceci constitue un vrai gain de temps et limite les erreurs liées à la saisie manuelle des données.
Un éditeur de texte collaboratif (avec technologie de markup intégrée)
La phase de collaboration nécessite souvent de nombreux aller-retour par email. À cette occasion, plusieurs versions du contrat peuvent être créées et in fine il devient difficile de savoir quelles modifications ont été apportées. Le risque est que chaque partie travaille sur une version différente.
Une meilleure alternative consiste à utiliser un éditeur de texte collaboratif.
Ainsi, chacun travaille sur le même document. Il n'y a plus de risques de confusion. Tout le monde peut voir quels changements ont été réalisés, à quel moment et par quelle personne.
Une fonction pour automatiser les procédures d'approbation internes
Les procédures d’approbations internes peuvent retarder la signature du contrat. Il faut prendre le temps de solliciter la personne compétente, lui transmettre les documents et attendre son retour.
Pour accélérer le processus, il est recommandé d’utiliser une fonction permettant d’automatiser la validation du contrat en interne. En un clic, la personne concernée est informée et peut facilement accéder au document.
La signature électronique
La signature électronique simplifie considérablement la phase de validation du contrat. Avec ce procédé, signer un contrat ne prend pas plus de quelques minutes.
Cette méthode est aussi très sécurisée, car elle garantit l’intégrité du document et l’identité du signataire. Elle a la même valeur juridique que la signature manuscrite depuis la loi du 13 mars 2000.
Les alertes automatiques des échéances.
Les alertes automatiques permettent d’informer de l’échéance prochaine d’un contrat. C’est un très bon outil pour éviter les renouvellements tacites d’un contrat dont l’objet n’est plus pertinent.
