Le contract management efficace

Pour donner une définition simple et concrète, le Contract Management est un ensemble d’outils, de processus et de méthodes destinés à optimiser la gestion de chaque cycle de la vie d’un contrat, de sa création à sa clôture (ou son renouvellement).
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En effet, chaque contrat se découpe en 5 grands cycles :

Phase 1 : création

Phase 2: négotiation‍

Phase 3: validation

Phase 4: exécution

Phase 5: clôture or renouvellement

Chacune de ces phases connaît son lot de contraintes, de difficultés. Le Contract Management vient fluidifier l’ensemble de ce cycle contractuel de manière à ce que le projet se déroule dans le respect des intérêts de l’entreprise.

Vente, cession, licence, prestation de service, partenariat… Chaque projet est encadré par un contrat. Alors il n’est pas rare, pour une entreprise, de générer plusieurs dizaines voire centaines de documents contractuels par mois.

D’un autre côté, les documents contractuels se complexifient. La réglementation se développe sans cesse, et il faut penser à intégrer de plus en plus de clauses pour se protéger, limiter les risques de contentieux et se conformer aux nouvelles lois.

Résultat, les contrats sont de plus en plus longs et nombreux, et il est parfois difficile de s’y retrouver. Or, une mauvaise gestion contractuelle peut avoir de lourdes conséquences sur la rentabilité d’une entreprise.

Selon l’IACCM (International Association for Contract and Commercial Management), un mauvais Contract Management entraînerait une baisse de 10 % du chiffre d’affaires annuel pour une entreprise.*C’est ici que le Contract Management entre en jeu. turnover by 10%*.

This is where contract management comes in.

1️⃣ Gain de temps

- Avec les bons outils, les équipes passent moins de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée de saisie ou la recherche d’informations.

- Elles disposent d'un catalogue de modèles de contrats, disponibles en quelques clics, qu’elles peuvent ensuite personnaliser à chaque projet. Il n’est plus nécessaire de repartir d’une page blanche à chaque nouveau contrat.Il n'est plus nécessaire de repartir de zéro à chaque nouveau contrat.

- Des outils spécifiques comme que la signature électronique ou les relances automatiques fluidifient les processus.

- Avec la diminution des tâches manuelles chronophages, les projets sont plus rapidement lancés.

2️⃣ Rentabilité et limitation des risques contractuelles

- Le Contract Management offre une meilleure visibilité sur les performances et la bonne exécution des obligations du contrat. Le risque de contentieux pour non-respect des obligations contractuelles est drastiquement réduit.

- Il y a moins de coûts liés au processus manuel.

‍- Déchargées des tâches chronophages, les équipes impliquées dans le contrat (juridique, notamment) ont plus d’espace pour anticiper les risques contractuels pour l’entreprise, mais aussi les problèmes de conformité avec la loi.

- Les équipes juridiques sont informées de l’échéance de chaque contrat, ce qui limite les risques de reconductions tacites sans réévaluer l’opportunité et la pertinence du besoin.

3️⃣ Fluidité des relations contractuelles

- Les relations entre les contractants sont simplifiées : processus fluide, échanges plus productifs, moins d’aller-retour par email…

- Les parties au contrat mènent des négociations plus efficaces, plus équilibrées et plus productives, dans le respect des intérêts de chacun.

- En interne, toutes les équipes mobilisées (les équipes juridiques, financières, commerciales…) communiquent plus facilement et travaillent ensemble vers un objectif commun.

Le Contract Management repose sur la mise en place d’outils, de solutions digitales, mais aussi de méthodes visant à optimiser la gestion d’un contrat, tout au long de son cycle de vie. Zoom sur les pratiques les plus efficaces.

Les outils et solutions de basés sur la digitalisation

Les outils digitaux sont précieux dans le cadre du Contract Management.

L’idéal est d’opter pour une solution tout-en-un, qui propose des fonctionnalités comme :
- un éditeur de contrats avec un catalogue de modèles ;
- des outils collaboratifs ;
- la signature électronique.

Ces outils permettent une meilleure communication, en interne ou avec les co-contractants, et une meilleure organisation.

Mais cela ne s’arrête pas là. La technologie n’est pas une fin, mais un moyen pour optimiser la gestion de vos contrats. Pour appréhender le cycle contractuel dans sa globalité, il faut aussi intégrer des méthodes, et cela passe par…

La mise en place de techniques de négociation contractuelle

Il est nécessaire de maîtriser les différentes techniques de la négociation pour fluidifier les échanges, éviter les situations de blocage et parvenir au meilleur compromis possible, pour les deux parties.

La mise en œuvre d’une veille réglementaire et législative continue.

L’activité législative et réglementaire est de plus en plus dense. On parle d'inflation législative. Or, ces nouvelles normes peuvent avoir des impacts considérables sur vos contrats. Mieux vaut se tenir informé de ces évolutions et tenir une veille continue pour éviter les mauvaises surprises.

La création d’une liste des risques financiers, légaux et contractuels.

Chaque entreprise est confrontée à des risques financiers, légaux et contractuels. Il est fondamental de les anticiper en amont de la signature d’un contrat.

Par exemple, il peut être utile de dresser la liste des risques propres à son activité et/ou liés à la situation contractuelle. De cette manière, il sera plus facile de prévoir la rédaction à adopter s’ils se présentent.

Le Contract Manager est la personne chargée de définir, négocier et suivre les engagements contractuels d’une entreprise. Il est polyvalent, avec un profil atypique à mi-chemin entre le juriste, le chef de projet et le commercial.

Plus concrètement, il dispose de
- toutes les connaissances juridiques nécessaires pour rédiger un contrat en bonne et due forme et anticiper les risques financiers ;
- de bonnes capacités de négociation pour aboutir à un compromis équilibré ;
- de compétences en gestion de projet pour suivre les contrats tout au long de leur cycle (visibilité sur les performances, échéances, etc.).

Pour accomplir sa mission, il s’appuie sur l’utilisation d’outils technologiques (logiciel de gestion de contrat, signature électronique…) mais aussi des méthodologies et processus spécifiques que nous avons vu auparavant.

Source : Automation Transforming Contracts and Commercial Management, IACCM, 2017.