Vos contrats, centralisés, suivis et accessibles

Vente, cession, licence, prestation de service, partenariat… Chaque projet est encadré et sécurisé par un contrat. Le portefeuille de contrats de l’entreprise est très précieux puisqu’il participe largement à son développement, et plus précisément à la croissance de son chiffre d’affaires.

Aujourd’hui, plus que jamais, il est essentiel d’adopter une solution de contract lifecycle management (CLM) pour faciliter et optimiser le processus contractuel, de la création à la clôture.

La gestion du cycle de vie des contrats, ou contract lifecycle management en anglais (CLM) est unensemble d’outils numériques utilisés dans le but de gérer toutes les phases du processus contractuel.

‍De cette manière, le portefeuille de contrats est plus performant :- les coûts liés aux processus manuels sont largement diminués ;
- les contrats conclus sont plus rentables ;
- les projets sont plus rapidement lancés ;
- les risques contractuels, financiers et réglementaires sont maîtrisés.

La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) fait partie du concept plus large de gestion des contrats.

Le contract lifecycle management (CLM) s’intègre à une notion plus large : celle de Contract Management. En effet, le Contract Management vise à optimiser la gestion des contrats d’une entreprise grâce à des outils digitaux (une solution de CLM, par exemple) mais aussi des méthodes et procédés (technique de négociation contractuelle, veille réglementaire…).

Le contract lifecycle management(CLM) est donc l’un des aspects du Contract Management.

Les 5 grands cycles de vie d’un contrat

Un contrat, quels que soient son type et son contenu, se découpe en 5 grands cycles.

La première phase : la création du contrat

Nous sommes au balbutiement d’un nouveau projet. Un besoin émerge (vente, cession, franchise), et celui-ci va être contractualisé. À ce stade, une première version du contrat va être rédigée par l’une des parties.

La deuxième phase : la négociation du contrat

Le contractant challenge la première ébauche du document contractuel : les parties vont venir entamer des négociations pour aboutir à un contrat qui répond à leurs attentes respectives.En fonction de l’importance du projet, cette étape peut être longue et nécessiter de nombreux aller-retour entre les contractants.

La troisième phase : la signature du contrat

Les négociations débouchent sur la conclusion d’un contrat définitif. Pour que celui-ci soit juridiquement valable, il doit être signé et approuvé par les deux parties.

La quatrième phase : l'exécution du contrat

Le contract lifecycle management ne s’arrête pas à sa signature, bien au contraire. Une fois le contrat signé, chaque partie doit remplir ses obligations contractuelles pendant la durée du contrat. En cas de manquement (inexécution, mauvaise exécution ou exécution tardive), la partie défaillante engage sa responsabilité contractuelle et s’expose, s’il y a lieu, à verser des dommages et intérêts.

La cinquième phase : la clôture ou le renouvellement du contrat

En général, le contrat engage les parties sur une durée définie. À l’expiration de ce délai, elles peuvent choisir de le clôturer ou de le renouveler si le besoin est toujours d’actualité.

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Automatiser la création de chaque nouveau contrat

La création d’un nouveau contrat est chronophage. Sans solution de contract lifecycle management, les équipes partent d’une feuille blanche. Il leur faudra par exemple :

- saisir, manuellement, les données liées aux contractants (avec le risque d’erreur que cela implique) ;
- ne pas oublier d’insérer toutes les clauses nécessaires, en fonction du contrat en question.

Ces tâches fastidieuses, à faible valeur ajoutée et répétitives ralentissent le processus de contractualisation et, par conséquent, le lancement de nouveaux projets.

Ces tâches chronophages, sans valeur ajoutée et répétitives, ralentissent le processus contractuel et, par conséquent, le lancement de nouveaux projets.

Au contraire, une bonne solution de CLM permet de générer des contratsà partir d’un catalogue de modèles éprouvés et conformes, qu’il est ensuite possible d’adapter à la situation.

Il y a aussi moins de risque d’oublier des clauses importantes (les clauses relatives aux RGPD, par exemple) ou de commettre des erreurs liées à la saisie manuelle d’informations.

C’est un gain de temps considérable, notamment lorsqu’il s’agit de créer des contrats fréquemment utilisés par l’entreprise (accord de confidentialité, contrat de service, de vente, cession). En outre, ceci vient décharger les équipes juridiques et donner de l’autonomie aux équipes opérationnelles qui peuvent lancer les projets contractuels.

Bien entendu, ces modèles ne sont pas figés et sont amenés à évoluer. Tout l’enjeu est de pouvoir capitaliser sur les travaux contractuels déjà réalisés afin de s’en resservir au moment opportun.

Des négociations plus efficaces pour les deux parties

La négociation est une phase cruciale dans l’élaboration d’un contrat. L’enjeu est de fluidifier les échanges pour limiter les frictions et aboutir au meilleur compromis possible pour les deux parties.

Dans cette optique, les solutions de contract lifecycle management des contrats performantes proposent un espace centralisé afin de réunir toutes les discussions au même endroit et de supprimer les échanges d’email peu productif. Dans l’idéal, cette plateforme permet de tracker toutes les modifications et révisions réalisées sur un contrat. Tout le monde sait alors qui a modifié quelle partie du contrat et à quel moment.

Il n’y a plus de doute sur le fait de savoir quelle est la dernière version du contrat puisque chacun travaille sur un seul et même document.

Un processus de validation fluidifié

Les solutions de CLM proposent des outils numériques, notamment la signature électronique, afin de simplifier le processus de validation du contrat.

Avec ce procédé, il n’y a plus besoin d’imprimer les documents, de les signer, de les poster au bon interlocuteur puis d’attendre que la partie contractante fasse de même. Tout se fait en quelques clics. En contournant les problèmes de logistique, cette solution peut vous faire gagner plusieurs jours, voire plusieurs semaines, sur le lancement de vos projets.

En prime, la signature électronique est un procédé très sécurisé, qui garantit l’intégralité du document et l’identité du signataire. Depuis 2000, elle a la même valeur juridique que la signature manuscrite.

Une bonne exécution contractuelle, tout au long du projet

Chaque partie doit veiller à respecter ses engagements contractuels pendant toute la durée du contrat.

Or, la plupart des entreprises génèrent une dizaine, voire une centaine de contrats, tous les mois. Dans ces conditions, une bonne gestion contractuelle est indispensable pour pouvoir s’y retrouver, et faire face à toutes ses obligations.

Aujourd’hui, les solutions de CLM proposent des solutions d’archivage très performantes.

Chaque contrat et ses documents annexes (amendement…) sont classés dans un dossier dédié. Toutes les personnes autorisées peuvent alors y accéder, en quelques clics, pour vérifier rapidement une date, un délai ou une obligation précise.

Des renouvellements de contrats toujours pertinents

Les outils de contract lifecycle management programment des rappels automatiques avant la date de leur échéance.

De cette manière, les deux parties évitent les renouvellements tacites alors que leurs besoins ne sont plus pertinents.