Archivez vos contrats de manière centralisée

Il n'est pas rare qu'une entreprise génère une dizaine, voire une centaine, de documents contractuels chaque mois. Dans ces conditions, il est parfois difficile de retrouver un contrat signé il y a plusieurs années.Pour une meilleure gestion des contrats, la mise en place d'une solution de Contract Management est aujourd'hui indispensable. Cette solution suit chaque cycle de la vie d'un contrat, de sa création à son archivage.

Trouver une solution efficace d'archivage des contrats est un véritable défi pour les entreprises, et ce pour plusieurs raisons :
- pour répondre à l'obligation légale de conserver les contrats
- pour prouver l'existence d'un droit, ou le manquement à une obligation, lors d'un litige ou d'une réclamation
‍- ou tout simplement pour rechercher et exploiter les données qu'ils contiennent, à tout moment.

Les atouts du contract management automation

- Des négociations plus fluides et plus efficaces. D’après une étude menée par Goldman Sachs, le Contract Management Automation accélérerait la phase de négociation de 50 %. *

- Des coûts réduits. D’après la même étude, le Contract Management Automation réduirait les coûts de traitement de 30 %. *

- Une meilleure maîtrise des risques contractuels.

- Une meilleure collaboration en interne.

Combien de temps les contrats sont-ils conservés ?

L'archivage des contrats est une obligation légale. La durée de conservation obligatoire varie en fonction du type de contrat.

Par exemple, toute entreprise doit conserver pendant 5 anstous les documents contractuels conclus dans le cadre d'une relation commerciale (contrat de cession, licence, franchise, vente, bail...) . En revanche, les polices d'assurance doivent être archivées pendant 2 ans seulement.

Ce délai s'étend à 10 ans pour les contrats électroniques dont le montant est supérieur à 120 €, quelle que soit sa nature.

Attention: il convient d'être vigilant et de respecter à la lettre ces obligations. Tout manquement à ces obligations peut entraîner de lourdes amendes en cas de contrôle.

Quelle est la valeur juridique de l'archivage électronique des contrats ?

Depuis la loi du 13 mars 2000, l'écrit et la signature électronique ont la même valeur que leur version manuscrite. De la même manière, l'archivage d'un contrat électronique a la même valeur juridique que l'archivage sur papier.

Cela signifie que les entreprises peuvent l'utiliser comme preuve en justice en cas de litige.

Bien entendu, l'archivage numérique reste très réglementé afin d'éviter les abus. Pour être conforme, il doit répondre à des normes strictes et notamment garantir trois principes clés : l'authenticité, la lisibilité et l'intégrité des documents électroniques.

Il existe 3 grandes méthodes d'archivage des contrats fréquemment utilisées par les entreprises.

Archivage physique

Cela signifie qu'il faut stocker les contrats dans un bureau ou une pièce, dans des dossiers ou des classeurs. Malheureusement, les entreprises qui n'utilisent pas de processus sécurisés, tels que les signatures électroniques, doivent recourir à cette alternative pour stocker leurs documents. C'est la seule alternative pour conserver les contrats originaux au format papier.

Bien entendu, cette solution présente de nombreux inconvénients. Tout d'abord, les risques de perte, de vol ou de détérioration en cas de sinistre sont plus importants. Ensuite, le stockage des contrats peut prendre beaucoup de place, et n'est pas forcément optimal pour rechercher rapidement des informations ou des données sur un projet spécifique.

Archivage des contrats sur un ordinateur ou sur une base de données partagée

De nombreuses entreprises choisissent d'archiver leurs contrats sur un ordinateur. Cette solution entraîne des frictions car toutes les équipes n'ont pas accès aux documents en cas de besoin. Il sera nécessaire d'utiliser l'ordinateur sur lequel le fichier est stocké pour y accéder.

Pour limiter ces désagréments, certaines entreprises utilisent une base de données partagée sur laquelle elles stockent les documents. Là encore, cette solution n'est pas optimale. Ces bases de données ne sont pas toujours sécurisées (il est souvent impossible d'en limiter l'accès, les données ne sont pas cryptées, etc.)

Dans les deux cas, il est important de garder à l'esprit que ces solutions doivent respecter les conditions liées à l'authenticité, la lisibilité et l'intégrité des documents. Par exemple, un simple scan ou une copie d'un contrat n'a aucune valeur juridique.

Archivage des contrats dans une bibliothèque de contrats intelligente et sécurisée

L'archivage des contrats dans une bibliothèque de contrats est la solution la plus efficace et la plus sûre pour conserver vos documents. Le plus souvent, la bibliothèque de contrats est la bibliothèque numérique qui regroupe tous les contrats sur une même plateforme.

Un gain de place

Fini les contrats qui s'entassent dans de grands classeurs. Grâce à la bibliothèque de contrats, vous pouvez désencombrer vos bureaux et vos étagères. Votre espace de travail est enfin calme et ordonné. Tous les documents sont disponibles en ligne, sur une seule et même plateforme.

Limiter la perte de contrats

Mais où est passé ce fameux contrat ? Il est parfois difficile de mettre la main sur un document important. Désordre dans les bureaux, détérioration ou même cambriolage... Il existe mille raisons qui peuvent conduire à la perte d'un contrat. Et les conséquences peuvent parfois être très fâcheuses pour les entreprises.

Avec une bibliothèque de contrats, vos contrats sont regroupés et classés dans une base de données intelligente et sécurisée. Une recherche par mot-clé ou par filtre suffit pour trouver le document dont vous avez besoin.

Plus de sécurité

Les espaces de stockage électroniques sont souvent plus fiables et plus sûrs que l'archivage physique.

D'une part, les contrats sont soumis à des normes strictes qui garantissent leur authenticité, leur lisibilité et leur intégrité. D'autre part, des mécanismes tels que le cryptage des données renforcent la sécurité de vos informations et permettent de lutter contre les attaques malveillantes en ligne (type malware).

Avant de choisir votre bibliothèque de contrats, il est donc important de vérifier qu'elle respecte l'ensemble des normes réglementaires et des principes de sécurité.

Centraliser les informations pour une meilleure accessibilité

La bibliothèque de contrats centralise tous vos contrats (ainsi que les documents connexes, tels que les précontrats, les avenants, etc.) sur une seule et même plateforme. Pour les entreprises, c'est un gain de place, mais aussi et surtout un gain de temps considérable. Les documents sont accessibles en quelques clics grâce à des fonctionnalités telles que la recherche avancée, les vues personnalisées, les filtres...

Promouvoir le travail en collaboration

Une bonne solution d'archivage des contrats donne un accès dédié aux employés de l'entreprise. Les équipes gagnent en autonomie et peuvent avancer plus rapidement sur les projets.