Archivez vos contrats de manière centralisée

L'archivage des contrats comme vous en avez toujours rêvé. Enfin une vraie visibilité sur les données business, juridiques et financières de l'entreprise.

Des centaines d'entreprises gèrent leurs contrats avec Leeway

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La contrathèque Leeway offre de la visibilité et responsabilise toutes les personnes impliquées dans le processus de contractualisation.

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Gestion des accès granulaire
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Calcul automatique et rappels en amont des échéances
La contrathèque donne de la visibilité en interne pour tous les participants aux contrats en leur permettant d'accéder à leurs projets à tout moment avec l'historique des négociations.
Sara Goolaup
Legal Counsel @ Voodoo
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Génération automatique d'une fiche de synthèse par contrat
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Personnalisation des informations de la fiche de synthèse par type de contrat
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Filtres avancés basés sur les champs de la fiche de synthèse
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Structurez votre organisation contractuelle et faites la évoluer simplement pour suivre le rythme de votre entreprise.

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Création de dossiers et sous-dossiers
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Gestion des accès granulaire par groupes ou utilisateurs
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Définition de règles d'archivage automatiques des contrats signés dans le bon dossier
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Evaneos réduit ses risques juridiques et financiers avec Leeway

Evaneos est une plateforme de mise en relation les voyageurs avec des agences de voyages locales à travers le monde pour proposer des voyages sur mesure.

DÉFI

Florence souhaitait automatiser une partie du travail redondant afin de libérer du temps pour son équipe et les opérationnels. La sécurisation des opérations juridiques, en disposant d'alertes sur les dates d'échéance et en stockant les contrats en un seul endroit, faisait également partie de son cahier des charges.

SOLUTION

Avec Leeway, Florence a pu automatiser toute la génération des nouveaux documents et donner de l'autonomie aux équipes.

Lire le témoignage

Avoir une visibilité sur l'ensemble des contrats est une question centrale. C'est le seul moyen de contrôler et d'être alerté sur les contrats qui arrivent à échéance, afin que le service puisse empêcher leur renouvellement automatique.

Florence Rivat

Directrice Juridique @ Evaneos

Ressources

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Modèles dynamiques

Créez des modèles de contrats qui donnent autonomie aux équipes opérationnelles et contrôles aux fonctions support.

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Négociation de contrats

Gérez toutes les étapes de la négociation sur une plateforme unique et rationalisez la communication avec vos équipes jusqu'à la signature.

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Équipe juridique

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Équipe commerciale

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Équipe finance

Gardez le contrôle sur votre entreprise et augmentez la performance du département juridique.

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FAQ

Les réponses se trouvent peut être ici.

En quoi consiste l'archivage des contrats ?

Il n'est pas rare qu'une entreprise génère une dizaine, voire une centaine, de documents contractuels chaque mois. Dans ces conditions, il est parfois difficile de retrouver un contrat signé il y a plusieurs années.Pour une meilleure gestion des contrats, la mise en place d'une solution de Contract Management est aujourd'hui indispensable. Cette solution suit chaque cycle de la vie d'un contrat, de sa création à son archivage.

Archivage des contrats : pourquoi est-il (vraiment) important pour les entreprises ?

Trouver une solution efficace d'archivage des contrats est un véritable défi pour les entreprises, et ce pour plusieurs raisons :
- pour répondre à l'obligation légale de conserver les contrats
-
pour prouver l'existence d'un droit, ou le manquement à une obligation, lors d'un litige ou d'une réclamation
- ou tout simplement pour rechercher et exploiter les données qu'ils contiennent, à tout moment.

Les atouts du contract management automation

- Des négociations plus fluides et plus efficaces. D’après une étude menée par Goldman Sachs, le Contract Management Automation accélérerait la phase de négociation de 50 %. *

- Des coûts réduits. D’après la même étude, le Contract Management Automation réduirait les coûts de traitement de 30 %. *

- Une meilleure maîtrise des risques contractuels.

- Une meilleure collaboration en interne.

Archivage des contrats : quel est le cadre juridique ?

Combien de temps les contrats sont-ils conservés ?

L'archivage des contrats est une obligation légale. La durée de conservation obligatoire varie en fonction du type de contrat.

Par exemple, toute entreprise doit conserver pendant 5 anstous les documents contractuels conclus dans le cadre d'une relation commerciale (contrat de cession, licence, franchise, vente, bail...) . En revanche, les polices d'assurance doivent être archivées pendant 2 ans seulement.

Ce délai s'étend à
10 ans pour les contrats électroniques dont le montant est supérieur à 120 €, quelle que soit sa nature.

Attention: il convient d'être vigilant et de respecter à la lettre ces obligations. Tout manquement à ces obligations peut entraîner de lourdes amendes en cas de contrôle.

Quelle est la valeur juridique de l'archivage électronique des contrats ?

Depuis la loi du 13 mars 2000, l'écrit et la signature électronique ont la même valeur que leur version manuscrite. De la même manière, l'archivage d'un contrat électronique a la même valeur juridique que l'archivage sur papier.

Cela signifie que les entreprises peuvent l'utiliser comme preuve en justice en cas de litige.

Bien entendu, l'archivage numérique reste très réglementé afin d'éviter les abus. Pour être conforme, il doit répondre à des normes strictes et notamment garantir trois principes clés : l'authenticité, la lisibilité et l'intégrité des documents électroniques.

Archivage des contrats : quelles solutions s'offrent aujourd'hui aux entreprises ?

Il existe 3 grandes méthodes d'archivage des contrats fréquemment utilisées par les entreprises.

Archivage physique

Cela signifie qu'il faut stocker les contrats dans un bureau ou une pièce, dans des dossiers ou des classeurs. Malheureusement, les entreprises qui n'utilisent pas de processus sécurisés, tels que les signatures électroniques, doivent recourir à cette alternative pour stocker leurs documents. C'est la seule alternative pour conserver les contrats originaux au format papier.

Bien entendu, cette solution présente de nombreux inconvénients. Tout d'abord, les risques de perte, de vol ou de détérioration en cas de sinistre sont plus importants. Ensuite, le stockage des contrats peut prendre beaucoup de place, et n'est pas forcément optimal pour rechercher rapidement des informations ou des données sur un projet spécifique.

Archivage des contrats sur un ordinateur ou sur une base de données partagée

De nombreuses entreprises choisissent d'archiver leurs contrats sur un ordinateur. Cette solution entraîne des frictions car toutes les équipes n'ont pas accès aux documents en cas de besoin. Il sera nécessaire d'utiliser l'ordinateur sur lequel le fichier est stocké pour y accéder.

Pour limiter ces désagréments, certaines entreprises utilisent une base de données partagée sur laquelle elles stockent les documents. Là encore, cette solution n'est pas optimale. Ces bases de données ne sont pas toujours sécurisées (il est souvent impossible d'en limiter l'accès, les données ne sont pas cryptées, etc.)

Dans les deux cas, il est important de garder à l'esprit que ces solutions doivent respecter les conditions liées à l'authenticité, la lisibilité et l'intégrité des documents. Par exemple, un simple scan ou une copie d'un contrat n'a aucune valeur juridique.

Archivage des contrats dans une bibliothèque de contrats intelligente et sécurisée

L'archivage des contrats dans une bibliothèque de contrats est la solution la plus efficace et la plus sûre pour conserver vos documents. Le plus souvent, la bibliothèque de contrats est la bibliothèque numérique qui regroupe tous les contrats sur une même plateforme.

Archivage des contrats : concrètement, quels sont les avantages d'une bibliothèque de contrats ?

Un gain de place

Fini les contrats qui s'entassent dans de grands classeurs. Grâce à la bibliothèque de contrats, vous pouvez désencombrer vos bureaux et vos étagères. Votre espace de travail est enfin calme et ordonné. Tous les documents sont disponibles en ligne, sur une seule et même plateforme.

Limiter la perte de contrats

Mais où est passé ce fameux contrat ? Il est parfois difficile de mettre la main sur un document important. Désordre dans les bureaux, détérioration ou même cambriolage... Il existe mille raisons qui peuvent conduire à la perte d'un contrat. Et les conséquences peuvent parfois être très fâcheuses pour les entreprises.

Avec une bibliothèque de contrats, vos contrats sont regroupés et classés dans une base de données intelligente et sécurisée. Une recherche par mot-clé ou par filtre suffit pour trouver le document dont vous avez besoin.

Plus de sécurité

Les espaces de stockage électroniques sont souvent plus fiables et plus sûrs que l'archivage physique.

D'une part, les contrats sont soumis à des normes strictes qui garantissent leur authenticité, leur lisibilité et leur intégrité. D'autre part, des mécanismes tels que le cryptage des données renforcent la sécurité de vos informations et permettent de lutter contre les attaques malveillantes en ligne (type malware).

Avant de choisir votre bibliothèque de contrats, il est donc important de vérifier qu'elle respecte l'ensemble des normes réglementaires et des principes de sécurité.

Centraliser les informations pour une meilleure accessibilité

La bibliothèque de contrats centralise tous vos contrats (ainsi que les documents connexes, tels que les précontrats, les avenants, etc.) sur une seule et même plateforme. Pour les entreprises, c'est un gain de place, mais aussi et surtout un gain de temps considérable. Les documents sont accessibles en quelques clics grâce à des fonctionnalités telles que la recherche avancée, les vues personnalisées, les filtres...

Promouvoir le travail en collaboration

Une bonne solution d'archivage des contrats donne un accès dédié aux employés de l'entreprise. Les équipes gagnent en autonomie et peuvent avancer plus rapidement sur les projets.

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