Pourquoi le Contract Management est-il devenu un sujet aussi stratégique pour les entreprises ?

Le contract management permet de rationaliser la gestion d'un contrat, de sa création à son exécution, en passant par les étapes de négociation, de signature et de stockage. Autrefois relégué au second plan par les entreprises, celles-ci commencent progressivement à recruter des contract managers et à s'équiper de logiciels de contract management pour gagner en efficacité et maîtriser les risques juridiques et financiers.

Les études de l'IACCM révèlent que les entreprises perdent en moyenne 9,2 % de leurs revenus chaque année en raison d'une mauvaise gestion des contrats. Face à ce constat, certaines d'entre elles commencent à revoir leur organisation pour limiter les risques et identifier des opportunités susceptibles de réduire les coûts à toutes les étapes du cycle de vie du contrat. Depuis quelques années, on remarque l'apparition de Contract Managers dotés de compétences juridiques, financières et commerciales pour pouvoir intervenir sur tous les aspects du contrat. Mais ces postes se limitent actuellement aux grands groupes ou à certains secteurs comme celui de la construction, où la valeur d'un contrat peut être très importante. Pour la majorité des entreprises, les outils technologiques restent beaucoup plus rentables.

Les solutions digitales de contract management permettent de gérer à partir d'une interface unique toutes les étapes du cycle de vie contractuel, grâce à des fonctionnalités d'aide à la création, de collaboration, de signature électronique et de rappels automatiques. Ainsi, les cycles de vente s'accélèrent, le coût humain correspondant au temps passé sur un contrat est réduit, et le suivi des échéances d'un contrat est automatique, permettant d'optimiser les contrats fournisseurs par exemple. L'impact sur la trésorerie est bien réel.

Historiquement, les logiciels de gestion de contrats étaient principalement utilisés par les services juridiques des grandes entreprises. Cependant, ces dernières années, des solutions telles que Leeway ont démocratisé l'accès à ces outils, car la technologie a évolué et les besoins des entreprises ont poussé les éditeurs de logiciels à développer des solutions plus simples et plus abordables.

Cela signifie que toute entreprise qui négocie et gère des contrats peut le faire avec plus de facilité et de confiance. Aujourd'hui, les solutions modernes offrent un accès non seulement au service juridique mais aussi à tous les collaborateurs de l'entreprise, leur permettant par exemple de créer des demandes ou d'accéder aux contrats.

1. Création

Les modèles de contrats sont importés puis enregistrés sur la plateforme pour rendre les équipes opérationnelles autonomes et s'assurer que les contrats utilisés sont bien conformes, et à jour.

- Des modèles de contrats prédéfinis sont générés depuis les critères saisis par les opérationnels : type, pays, montant, etc.

- Les données disponibles sur le CRM de l'entreprise (Salesforce, Hubspot) sont injectées dans le modèle.

-Les données manquantes doivent être complétées par le cocontractant.

2. Procédures de validation

Des procédures de validation automatisées permettent à toutes les personnes impliquées dans la création et la négociation du contrat d'intervenir au bon moment, en disposant rapidement des informations nécessaires à la prise de décision.

- Des scénarios de validation sont définis en fonction des caractéristiques du contrat (montant, département à l'origine de la demande, type de contrat, etc.).
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- Un résumé des éléments importants à valider est accessible pour le décisionnaire.
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- Les relances par email sont automatisés

3. Négociation

La négociation se fait en ligne sur un document partagé, ce qui permet à plusieurs personnes de travailler ensemble et de suivre facilement l'historique des modifications.

- La négociation du contrat est gérée directement sur un document collaboratif partagé.
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- Chaque nouvelle version du contrat est comparée à la précédente.
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- L'historique des modifications est fiable et lisible

4. Signature

La signature s'effectue directement en ligne, sans avoir à quitter la plateforme.

- Le processus de signature est intégré à la solution
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- L'ordre des signataires est défini en amont, avec des relances automatiques.
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- Les délégations de pouvoir sont gérées dans la solution

5. Stockage

Les contrats et leurs métadonnées sont stockés en un seul et même endroit pour faciliter l'accès à l'information et sécuriser les données sensibles de l'entreprise.

- Des niveaux de permission sont pré-établis pour gérer les accès.
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- Les contrats sont enregistrés dans le CRM de l'entreprise à l'aide d'une intégration.
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- L'historique des anciens contrats peut être importé en une fois sur la plateforme

6. Suivi

Le suivi des contrats en application est simplifié et automatisé.
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- Les métadonnées sont enregistrées, ce qui permet d'effectuer des recherches concernant le contenu des contrats stockés, notamment pour retrouver des clauses.
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- Des rappels automatiques des échéances des contrats sont prévus
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- Les rappels sont enregistrés sur votre agenda à l'aide d'une intégration.

7. Analyse

Les données liées aux contrats sont accessibles sous forme de rapports.
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- Des rapports sur les contrats sont accessibles (types de contrats, volume, montants négociés, etc.).
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- Des rapports sur l'efficacité opérationnelle tout au long du cycle de vie sont accessibles (délais de révision, délais de signature, clauses bloquantes, etc.)
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- L'exportation de vos données se fait facilement en cas d'audit par exemple.